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私共も、貴社のご躍進ぶりを範と致し、社員一同より一層の努力を、と誓い合ったことでございます。
このたびのご落成を機に、貴社がさらに一段のご発展を遂げられることをお祈り申しあげます。
なお、心ばかりのささやかなお祝い品をお送り致しましたので、ご笑納を賜われば幸いと存じます。
まずはとりあえず、ご挨拶かたがたお祝い申しあげます。
敬具。
相手が目上の場合に、例えば「貴殿のこれまでの実績であれば当然のことと存じます」など、喜んでもらいたい一心でうっかり“評価”するような言葉を入れてしまうことがあるので注意しましよう。
また、「社内外のうわさから、予想はいたしておりましたが」など、“私は、あなたの今日をじっと占っていた”みたいな、えらそうな表現も禁物です。
見舞状には、次の３つがあります。
火事、地震、風水害など災害の被害者に対するもの。
病気、ケガで療養中の相手に対するもの。
暑中、寒中の時候見舞いを除いて、すべて突発的に生じる事故なので、情報が入ったらまず確認し、間違いないところで間髪を入れず出すようにしなければ効果がないばかりか、信用を失うことにもなります。
やむを得ず遅くなった場合は、例えば｢長期出張中で……｣｢つい昨日聞いたばかりで……｣など、遅れた理由を書いておくことも必要です。
こちらの心配している気持ちをストレートに伝えるために、前文は一切省きます。
驚いて、とるものとりあえず書いた気持ちの表現です。
もし、頭語を入れる場合は「前略」または「急啓」がよいでしょう。
慰めの言葉と同時に、「ご被害の軽微なることと、すみやかなご復興をひたすらお祈り申しあげます」といった、励ましの言葉を忘れないようにしたいものです。
今朝のテレビニュースで、昨夜御地に台風が上陸し被害甚大とのこと。
貴社の施設、関係皆様方のご自宅などいかがかとご案じ申しあげています。
公的機関の適切なる措置で、人命には異状の無かった旨の報道がありましたので、一応、不幸中の幸いと胸をなでおろしている次第です。
今後が大変とは存じますが、このうえはご被害の軽微なることと、すみやかなご復興をひたすらお祈り申しあげます。
私共も、できる限りのお手伝いをさせていただく所存でございますので、どうか何なりとお申しつけください。
まずはとり急ぎ、お見舞い申しあげます。
草々。
頭語が「前略」のときは、結語を「草々」、「急啓」の場合は「以上」としますが、頭語を省いたとしても「草々」を入れるのが原則です。
書き方の注意点は災害見舞いとほとんど同じですが、病人やケガ人はとかく神経質になりがちなので、少しでも悪いほうへ連想させるような言葉、表現は慎しむよう心がけなければいけません。
また、当人に対してだけでなく、看病にたずさわる家族や周囲の人間へのいたわりの言葉も、忘れないようにしたいものです。
弔慰状は、先方の最大の不幸を慰めるために出す手紙ですから、細心の注意を払いたいものです。
あいさつひろう状以上に、縦書きが厳しく守られている文書です。
純白で無罫の用紙に、筆で薄墨を使って書くのが正しい作法です。
封筒も純白でなければいけません。
書き方としては、前文は一切省略し、すぐ主文から始めます。
句読点も省くのが原則です。
訃報に接したことの悲しみを率直に述べ、遺族に対する慰めと、励ましの言葉を書きます。
できれば、故人の遺徳をしのぶ言葉を添えておきたいものです。
「御死去」「御死亡」といった、直接的な表現は使わないようにします。
厳粛さを出す必要上、常用漢字表にこだわらなくてもかまいません。
頭語は省略しますが、「敬具」または「合掌」と結語を入れます。
祝賀状に対する以上に、忌み言葉には神経を使ってください。
慶事なら先方も寛容に扱ってくれる場合もあるでしょうが、凶事ではそうもいきません。
弔慰状の忌み言葉は、悪いことの再度の発生を連想させる「重ね言葉」です。
よく調べて、絶対に使わないようにしましょう。
先方から受けた好意や尽力に対し、感謝の意を表すために出すのが礼状です。
世話になったら、タイミングをはずさずに出すことが大切です。
礼状には、仕事上の依頼に便宜を計ってくれたなど、取引に直接関係したことへの返礼の場合と、祝いや見舞いに対する個人的な好意への返礼の場合があります。
ビジネス文書は「１文書１件主義」を原則にしていますが、礼状の場合は、特に徹底して守りたいもの。
というのは、他のビジネス文書は、1通の文書にいくつもの事項が書かれていては、内容ごとにファイルする事務上の障害になることから設けられた原則ですが、礼状で“心”が問題にされるからなおさらなのです。
礼を述べたついでに、ほかの用件を便乗させるようなことでは、本当に感謝している態度とは受け取られないのではないでしょうか。
礼状は「１文書１件主義」で、心を込めて書きたいものです。
礼状は、個人名で、個人に対して出すのが原則です。
よほど親しい間柄以外は、頭語、季節のあいさつ、先方安否のあいさつを必ず入れます。
礼を申し述べるべき事柄は、はっきりと書きましょう。
「その節（折）は～」「例の～」といった書き方は失礼です。
拝啓。
春暖の候ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
さて、このたびの当社新社屋落成披露パーティーに際しましては、ご多用中にもかかわりませずご来臨を賜わり、またご丁重なるお祝辞をお寄せいただき、ご芳情のほど心から感謝いたしております。
当日は混雑に取り紛れ、失礼の多かったことと存じますが、何とぞご海容のほどお願い申しあげます。
お蔭をもちまして、新社屋で社員一同心機一転、皆様のご厚情にお応えすべく、より一層社業に精励いたす所存でございます。
今後とも、何とぞよろしくご指導ご支援のほどお願い申しあげます。
まずは略儀ながら、書中をもちましてお礼かたがたご挨拶申しあげます。
敬具。
感謝状は、事業遂行のために特別な努力、協力のあった関連企業、特約代理店などに贈る、一種の礼状です。
一般の礼状と異なるところは、これが“表彰”のために贈られるので、原則として額に入れ応接室に飾られるなど、公表されるのを前提に書かれることです。
社内の優良社員に贈られる表彰状も、感謝状の一種ですが、社交儀礼文の範ちゅうには入れません。
また、社外にあり、例えば社員の事故を未然に防いでくれたなどの善行に贈られるのも当てはまらないようです。
○○株式会社殿貴社は多年の開当社事業の○○部門を担当し豊富な経験と優秀な人材を投入して数々の工事に対し安全に関する当社の趣旨をよく理解されかつ工期を常に遵守し立派な業績を挙げて来られましたよってここに記念品を贈り感謝の意を表します昭和○○年○○月○○株式会社代表取締役○○○○。
用紙は「賞状」を使用します。
句読点は、原則として省きます。
りん議書は「目的」と「効果」を明記し、資料はできるだけ多く添えることが大切です。
議事録には結果だけでなく、話し合いの経過、人の動き（発言内容、早退遅刻など）などを克明に書いておきます。
会議連絡書には用件のほか、出席者の顔ぶれも明示します。
資料依頼書は、一方的な表現にならないように気をつけます。
催促文書は、余裕を持った回答のできるようにしなければいけません。
回答文書は、期日を厳守します。
取り消し文書は、再発行日を明記します。

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